خلاصه‌ای از فرایند مدیریت ریسک
" فرایند مدیریت ریسک به این دلیل مورد استفاده قرار می‌گیرد تا اطمینان یابیم تمامی ریسکهای مشخص شده مستند شده و احتمال رویداد آنها افزایش یا کاهش یافته‌اند. ریسکها با این تعریف که هر رویدادی که احتمال دارد تاثیر منفی بر توانایی پروژه برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده داشته باشد، مشخص می‌شوند."
مدیریت پروژه پنج فرایند کلیدی زیر را در طول اجرای پروژه در نظر می‌گیرد:
• تشخیص ریسکهای پروژه
• ثبت و درجه‌بندی ریسکهای پروژه
• تعیین اعمال کاهش دهنده تاثیر ریسک بر پروژه
• تخصیص اعمال کاهش دهنده تاثیر ریسک بر پروژه جهت انجام و نظارت بر آنها
• بستن ریسکهای پروژه
افزایش ریسک:
این فرایند توانایی افزایش ریسکهای مرتبط با پروژه را به تیم پروژه می‌دهد. روش‌های زیر در این فرایند مورد استفاده قرار می‌گیرند:
*تعیین کننده ریسک، ریسک بالقوه را در بخشی از پروژه شناسایی می‌کند. (به عنوان مثال در حوزه، خروجی پروژه، منابع و ... )
*تعیین کننده ریسک فرم ریسک را تکمیل کرده و آن را برای مدیر پروژه ارسال می‌کند
ثبت ریسک:
مدیر پروژه تمامی ریسک‌هایی که احتمال رویداد آنها افزایش یافته است را مورد بازبینی قرار داده و چگونگی عملی شدن یا نشدن هر ریسک را در پروژه تعیین می‌کند. این تصمیم گیری در ابتدا بر اساس تاثیر ریسک بر روی موارد زیر انجام می‌شود:
موارد قابل تحویل مشخص شده در قرارداد پروژه
اهداف کیفی مشخص شده در برنامه کیفی پروژه
اهداف پروژه‌ای مشخص شده در برنامه پروژه
اهداف مشخص شده در برنامه منابع پروژه
اهداف مالی مشخص شده در برنامه مالی پروژه
اگر ریسک به وسیله مدیر پروژه با عنوان "مرتبط با پروژه " مطرح شده باشد، ریسک به طور رسمی در فرم ثبت ریسکها افزوده می‌شود و شماره‌ای به آن اختصاص می‌یابد. مدیر پروژه سپس سطح تاثیر ریسک و احتمال رویداد آن را با توجه به شدت تاثیر آن مشخص می‌کند.
تخصیص عوامل ریسک:
گروه بازبینی پروژه بررسی جامعی را در خصوص تمامی ریسکهای ثبت شده انجام میدهند و بر اساس تاثیر و احتمال رویداد ریسک تصمیم گیری می‌کنند که:
. بستن ریسک در فرم ثبت ریسکها در صورتی که عوامل معوق ریسک وجود نداشته باشند و احتمال تاثیر گذاری ریسک بر پروژه از بین رفته باشد
. اضافه کردن درخواست تغییر در صورتی که تغییر در پروژه برای کاهش رویداد ریسک مورد نیاز باشد
. تعیین فعالیت‌هایی جهت کاهش اثر ریسک
اجرای عوامل ریسک
فعالیتهای کاهش دهنده اثر ریسک که توسط گروه بازبینی پروژه مشخص شده و سپس اجرا می‌شوند معمولاً شامل موارد زیر هستند:
. زمان‌بندی هر فعالیت برای اجر
. اجرای فعالیت زمان‌بندی شده
. بررسی موفقیت فعالیتهای اجرا شده
. اطلاع رسانی در خصوص موفقیت فعالیتهای انجام شده
در راهنمی پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK ، مدیریت ریسک شامل چهار فریند به شرح زیر معرفی گردیده است :
1- شناسیی و تعیین ریسک .
2- تجزیه و تحلیل ریسک .
3- واکنش به ریسک .
4- کنترل واکنش به ریسک .
هریک از فریندهی فوق در مدیریت ریسک داری مجموعه‌ی از وظیف و مسئولیتها هستند . اجازه دهید با تعریف یک مجموعه از ریسک ، مطلب را آغاز کنیم:
یک مجموعه از ریسک عبارت است از گروه‌بندی رویدادهی ریسک بر حسب نوع و یا پروژه.
مفاهیم دیگری در PMBOKارایه شده است:
1- رویداد ریسک ؛ رخدادهی گسسته با اثرات مثبت و یا منفی بر پروژه.
2- شناسیی ریسک ؛ تعیین ریسک‌هی محتمل که بر پروژه اثرگذارند و مستندسازی ویژگیهی هریک از آنها .
3- کمی کردن ریسک ؛ ارزیابی ریسکها و تبادل آنها به منظور ارزیابی محدوده نتیج پروژه .
4- توسعه واکنش به ریسک ؛ عکس‌العمل نسبت به تغییرات ریسک در طول دوره پروژه.
چاپمن و وارد، یک فرایند مدیریت ریسک پروژه کلی را ارائه کرده‌اند که از نه فاز تشکیل شده‌است:
۱) شناسایی جنبه‌های کلیدی پروژه؛
۲) تمرکز بر یک رویکرد استراتژیک در مدیریت ریسک؛
۳) شناسایی زمان بروز ریسک ها؛
۴) تخمین ریسکها و بررسی روابط میان آنها؛
۵) تخصیص مالکیت ریسکها و ارائه پاسخ مناسب؛
۶) تخمین میزان عدم اطمینان؛
۷) تخمین اهمیت رابطه میان ریسک¬های مختلف؛
۸) طراحی پاسخها و نظارت بر وضعیت ریسک
۹) کنترل مراحل اجرا.
مفاهیم پایه ای مدیریت ریسک پروژه:
بسیاری از پروژه‌ها که فرض می‌شود تحت کنترل هستند، با ریسک به عنوان رخدادی شناخته‌نشده روبرو گردیده و کوشش می‌کنند آن را کنترل کنند. اکثر پروژه‌ها چنین رخدادهایی را به خوبی از سر رد می‌کنند ولی با یک تلاش جامع مدیریت ریسک ، رویدادهای ریسک قبل از وقوع، شناسایی و کنترل می‌گردند و یا برنامه‌ای تهیه می‌شود که در زمان وقوع این رویدادها با آنها مقابله کند.
با درنظر گرفتن این مفاهیم پایه‌ای، امکان مقابله با ریسک به وجود می‌آید . لذا ابتدا باید نسبت به شناسایی ریسکهای محتمل پروژه اقدام کرد. این کار با دسته‌بندی ساختار کارها و با پرسش چند سوال از خود و یا اعضای گروه پروژه ، امکان‌پذیر است. مثلا : درموقع نیاز به منبع یا منابعی که در دسترس نیستند چه اتفاقی خواهد افتاد ؟ اگر کنترلی در مورد مولفه‌ای که بر پروژه اثرگذار است نداشته باشیم چه اتفاقی می‌افتد ؟ بدترین سناریو چیست ؟ چه چیزی باعث آن می‌گردد ؟ چه قدر وقوع این اتفاق محتمل است ؟ عواقب آن چیست ؟
ممکن است سوالهای دیگری نیز به ذهن شما خطور کند که البته این سوالها سرآغاز خوبی است که شما را در مسیر درست هدایت کند . هرچیزی که به مغز شما خطور می‌کند فهرست کنید ، سپس در مرحله بعد تعیین کنید که آیا نیاز به مقابله و پیشگیری ریسک است و یا بایستی تا زمان وقوع آن صبر کرد . اگر ریسکها را مشخص کنید و تصمیم بگیرید که هیچ عملی نباید انجام گیرد باز بهتر از آن است که آنها را شناسایی نکرده باشید . پس از این مرحله تمام ریسکهای شناسایی شده را کمی کنید ؛ ابتدا ریسکها را دسته‌بندی و سپس احتمال وقوع هر ریسک را تعیین کنید . برای تخصیص مقادیر احتمالی به ریسکها از مقادیر پیشنهادی زیر می‌توانید استفاده کنید
قریب الوقوع بزرگتر از ۸۵?
بالا = ۸۵?
محتـــــمل = ۶۰?
متوسط = ۵۰?
ممــــــکن = ۴۰?
پایین = ۱۵?
غیرمحتـمل = ۱۵?
اکنون احتمال وقوع هر ریسک قابل محاسبه‌است . راه دیگر ، نسبت دادن درصد وزنی به هریک از ریسک‌هاست . مشکل اصلی این روش آن است که همواره داده‌های تجربی به اندازه کافی در دسترس نیستند تا این کار به دقت انجام گیرد . در این روش معمولا افراد باتجربه‌ای مبادرت به این کار می‌کنند که تجارب جامعی از انواع رویدادها در پروژه‌های مختلف کسب کرده‌اند ؛ مجموع درصدهای تخصیصی به رویدادها بایستی صد باشد .
در مرحله بعد به هر ریسک ، یک مقدار نسبت دهید . این مقدار می‌تواند در صورت نیاز برحسب هزینه و یا زمان باشد ؛ به عنوان مثال اگر هدف تعیین زمان اتمام پروژه‌است ، هر ایده‌ای در مورد مدت زمان فعالیتها می‌تواند یک سناریوی ریسک محسوب شود.
. در این مرحله می‌توان مقدار حقیقی ریسک را با محاسبه حاصلضرب مقادیر تخصیص داده شده به ریسک و احتمال وقوع آن به دست آورد و با توجه به نتایج حاصل می‌توان نسبت به انجام عملی یا به تعویق انداختن آن تصمیم‌گیری نمود . بعد از انجام مراحل مدیریت ریسک ، می‌توانید فرایندهای نگهداری مجموعه ریسک را آغاز کنید . برای این کار بازنگری دوره‌ای ریسک را آغاز کنید که مبتنی بر پیچیدگی و مدت پروژه و وقوع تغییرات پروژه‌است .
آغاز اجرای این کار ممکن است بیهوده و هزینه‌زا به نظر آید اما چنانچه یکبار این کار را انجام دهید و ریسکها را شناسایی و به صورت کمی آنها را کنترل کنید در آن صورت به ارزش مدیریت ریسک پی خواهید برد . بنابراین در مرحله نخست اقدام به شناسایی ریسکهای پروژه در بالاترین سطح WBS کنید و از اینکه راه به سطوح پایینتر می‌یابید نگران نباشید . بعد از چند بار انجام این کار ، مساله خیلی واضح‌تر خواهد شد .
ما در دنیای مخاطرات ریسک زندگی می‌کنیم . باید ریسکها را تحلیل کنیم ؛ اگر با آنها برخورد داریم باید آنها را شناسایی و در مجموع تمام ریسکها و عواید آنها را باید ارزیابی کنیم . منافع حاصل از مدیریت ریسک ممکن است تا غلبه پروژه بر آن ملموس نباشد اما به خاطر داشته باشید که کسی که از برنامه‌ریزی اجتناب کند به طور حتم برنامه شکست پروژه خود را طرح‌ریزی نموده‌است !
فعالیتها و خروجیه
ماتریس زیر دو فعالیت فرآیندی اصلی، چهار زیر فعالیت، و تمام اقلام قابل تحویل مرتبت با مدیریت ریسک پروژه را نشان می دهد
خروجیهای فعالیت (اقلام قابل تحویل) فعالیتهای فرآیندی
برنامه مدیریت ریسک برنامه ریزی مدیریت ریسک
فهرست ریسکهای پروژه شناسایی ریسک
فهرست اولویت بندی شده ریسکها در سه دسته بالا، متوسط و پایین تحلیل کیفی ریسک
تحلیلی از احتمالات موفقیت پروژه، در دستیابی به اهداف هزینه ای و زمانی تحلیل کمی ریسک
)فقط در صورتیکه پروژه شامل تحلیل ارزش باشد(
برنامه پاسخ به ریسک، شامل حداقل یکی از این موارد: ریسکهای باقیمانده، ریسکهای ثانویه، کنترل تغییرات، ذخایر احتمال ( میزان زمان یا بودجه مورد نیاز)، و ورودیها برای برنامه بازبینی شده پروژه برنامه ریزی پاسخ به ریسک
برنامه های گردش کار، عملیات اصلاحی، درخواستهای تغییر در پروژه (PRC)، و به روز رسانی های برنامه پاسخ به ریسک و چک لست شناسایی ریسک برای پروژه های آینده. پایش و کنترل ریسک
سمت‌های ریسک:
تعیین سمت‌ها و مسوولیت‌ها برای تمامی منابع انسانی داخلی و خارجی پروژه مواردی مانند مشخص کردن، بازبینی و کاهش اثر ریسک را در داخل پروژه شامل می‌شود.
تعیین کننده ریسک:
تعیین کننده ریسک، ریسک را مشخص کرده و آن را به اطلاع مدیر پروژه می‌رساند. تعیین کننده ریسک مسوول موارد زیر است:
. ارایه فرم ریسک به مدیر پروژه جهت بازبینی
. مشخص کردن ریسکهای موجود در پروژه
. مستند سازی ریسک با تکمیل فرم ریسک
مدیر پروژه:
مدیر پروژه فرم‌های ریسک را دریافت کرده و پیشرفت تمامی ریسکهای پروژه را مورد نظارت و ثبت قرار می‌دهد. مدیر پروژه مسوول موارد زیر است:
. دریافت تمامی فرم‌های ریسک و مشخص کردن چگونگی ریسک در پروژه
. ثبت تمامی ریسکها در فرم ثبت ریسک
. ارایه توضیح در مورد تمامی ریسکها به گروه بازبینی پروژه
. اطلاع رسانی در مورد تمامی تصمیمات گرفته شده توسط گروه بازبینی پروژه
. نظارت بر فرایند اعمال تخصیص یافته جهت کاهش تاثیر ریسک
گروه بازبینی پروژه
گروه بازبینی پروژه احتمال رویداد و میزان تاثیر ریسک را تایید کرده و در موقعیت مناسب اقدامات لازم جهت کاهش تاثیر ریسک را تخصیص می‌دهد. گروه بازبینی پروژه مسوول موارد زیر است:
. بازبینی منظم تمامی ریسکهای ثبت شده در فرم ثبت ریسک
. مشخص کردن درخواستهای تغییر مورد نیاز جهت کاهش ریسکهای افزایش یافته
. تخصیص دادن فعالیتهای کاهش دهنده ریسک
. بستن ریسک‌هایی که احتمال رویداد آنها از بین رفته است
تیم پروژه:
تیم پروژه تمامی فعالیتهای لازم برای کاهش ریسک که توسط پروژه بازبینی پروژه تخصیص داده شده است را انجام میدهند
مستندات ریسک :
سایر مستندات مورد استفاده جهت مشخص کردن، پیگیری و کنترل ریسکهای پروژه در این قسمت فهرست می‌شود.
:فرم ثبت ریسک
فرم ثبت ریسک بانک اطلاعاتی است که در آن تمامی ریسکها تا زمان بسته شدن ریسک ثبت و پیگیری می‌شوند
:فرم ریسک
فرم ریسک جهت مشخص کردن و توصیف یک ریسک در پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد
نرم افزار مدیریت ریسک پروژه ها
PERMASTER
در عین سهولت کاربری، سیستم مدیریت پروژه بسیار قدرتمندی است که در کنار ویژگیها و امکانات مدیریت ریسک تمامی خصوصیات یک نرم افزار کامل امروزی را داراست:
. جداول ورود اطلاعات مختلف با کاربری ساده و امکان Undo/redo نامحدود
• امکان تخصیص و تسطیح منابع با قدرت بالا
• تقویمهای کاری و قیود (Constraints)
• امکان تعریف گزارشات مختلف
• مقیاس بندی برای چاپ
اماکن تعریف برنامه مبنا (Baseline) و پیگیری (Tracking)
محاسبات ارزش خاصله (EARND Value)
• امکان ایجاد فیلدهای دلخواه
ارتباط با سایر سیستمها :
پرتمستر می تواند در ارتباط با سیستمهای مدیریت پروژه زیر مورد استفاده قرار گیرد:
• Microsoft Project
• Microsoft Project server 2000
• Primavera Planner
• Perimavera Enterprize
نرم افزار PERMASTER Project Risk, ابزار پیشرفته پیچیده ترین ریسکهای پروژه را در اختیار دارد که انجام شبیه سازی های زیر را برای کاربران میسر میسازد :
• مصرف منابع احتمالی
• Cash Flow احتمالی
• پنجره ریسک
• فعالیتهای احتمالی
• ساختار شکست احتمالی
• ارتباط زمان و هزینه
انجام محاسبات و اتخاذ تصمیمات
• نمودار شبکه پروژه و ارتباطات تک تک فعالیتها
• نمایش مدت، شروع، پایان و مصرف منابع
• کپی مستقیم نمودارها به برنامه Word و PowerPoint و غیره
• نمایش برنامه جاری و برنامه مبنا (Baseline)
• ایجاد و نمایش نمودار ریسک
• محاسبات بحرانیت، حساسیت و قطعیت
• مرتب سازی و فیلتر فعالیتها بر اساس بحرانیت حساسیت و قطعیت
• نمایش اطلاعات فعالیت در جدول و نمودار میله ای فعالیت
• محاسبه خودکار کمترین ، بیشترین ، نما ، میانه ، انحراف معیار برای زمان، هزینه و منابع
• امکان انتقال (Export) اطلاعات تحلیل ریسک به برنامه های صفحه گسترده برای محاسبه
یا رسم نمودار های دلخواه
تحلیل ریسک Monte-calro
علیرغم نرم افزارهای دیگر که محاسبات آنها صرفاً به روش مسیر بحرانی بودن و تنها یک برآورد
قطعی برای زمان و هزینه فعالیتها ارائه میدهند، پرتمستر با استفاده از شبیه سازی مونت کارلو ، زمان و هزینه فعالیتها را برای حالتهای مختلف پروژه محاسبه می کند.
نمای کاربر پسند و قدرت محاسبه (Schedule) پرتمستر سرعت و سهولت کار بسیار خوبی را در اختیار کاربران قرار می دهد که قابل مقایسه با سیستمهای دیگر مدیریت ریسک نمی باشد.
در پرتمسر امکان تخصیص احتمال به آیتمهای زیر وجود دارد :
مدت فعالیت، هزینه فعالیت، تخصیص منابع، هزینه منابع، وقایع احتمالی
---------------------------------------
منبع: سایت وزارت کار و امور اجتماعی