توانمندی های یک مدیر پروژه

دامنه‌ عملیاتی پروژه‌ها و اعمال مدیریت بر آنها ، بازه‌ای وسیع‌تر از محدوده‌ خود پروژه را دربردارد . سازمان اجرای پروژه معمولا به ‌عنوان بخشی از سازمان‌ها ، شرکت‌ها و موسسات دولتی و خصوصی مطرح ‌است . ساختار سازمان ‌اجرایی پروژها ، اغلب متاثر از اقتضا و محدودیت‌های استفاده از منابع ‌کاری در آنها هستند . در هرشکلی از سازمان ‌اجرایی پروژه ، این مدیر پروژه است که به ‌عنوان مسئول آن و تحویل‌دهنده‌ کار مطرح ‌است . در سازمانهای پروژه‌مدار ، مدیر پروژه کلیه‌ اختیارات و استقلال یک مدیر را دارا بوده ، کلیه‌ بخش‌ها را شخصا مدیریت‌ می‌کنند . این وضع در سازمانهای وظیفه‌ای که بر مبنای پروژه‌ها طراحی نشده‌اند متفاوت است و مدیر در آنها بیشتر یک هماهنگ‌کننده یا پیگیری‌کننده است .

مدیریت ‌عمومی دربرگیرنده‌ طیف ‌گسترده‌ای از جنبه‌های مختلف سرپرستی فعالیتهای مستمر است . مهارت‌های مدیریت‌ عمومی ، پایه و مبنای اصلی مهارت‌های مدیریت‌ پروژه هستند و آگاهی کامل از آنها اغلب برای مدیران‌ پروژه ضروریست . تواناییهای یک مدیر پروژه از دیدگاه PMBOK به‌شرح ذیل است :

1 – رهبری:

رهبری (Leadership) و مدیریت  (Management)، از یکدیگر متمایزند ولی نیاز توامان به آنها در پروژه احساس ‌می‌شود . مدیریت توجه ‌خاص به سازگاری بین نتایج اصلی حاصله و انتظارات متولیان و مجریان است درحالیکه رهبری شامل موضوعات زیر است :

·         تعیین اهداف ‌سازمانی : مشخص ‌نمودن اهداف و تبیین استراتژی دستیابی به آنها .

·         همسوسازی متولیان و مجریان : ایجاد ارتباط و همسوسازی اهداف ‌فردی و ایجاد انگیزه‌ همکاری‌ مشترک بین دست‌اندرکاران برای حصول به اهداف سازمانی .

·         ایجادانگیزش : کمک به متولیان و مجریان در ایجاد انگیزه در آنها برای غلبه ‌بر مشکلات محیطی ، قوانین اداری و سایر محدودیت‌های فردی .

انتظار می‌رود در پروژه‌ها ، به‌خصوص پروژه‌های بزرگ ، مدیر پروژه ، رهبر نیز باشد . این رهبری نه ‌تنها در امور پروژه ، که در همه‌ بخش‌های ارتباطی اعضای تیم ‌پروژه جریان‌ می‌یابد .

2- ارتباطات:

موضوع‌اصلی ارتباط (Communicating) تبادل اطلاعات است . طراحی و پیاده‌سازی جریان درست داده‌های دقیق و پردازش مناسب آنها به‌ منظور دستیابی به اطلاعات درست ، از مهارتهای مهم مدیریت‌ عمومی است . انواع روش‌های ارتباطی در پروژه گسترده است و طیف وسیعی شامل ارتباطات شفاهی ، نوشتاری ، شنیداری و گفتاری ، رسمی و غیررسمی ، داخلی و خارجی ، عمودی و افقی را دربردارد .

مدیر پروژه باید روش ‌درست انتقال اطلاعات و چگونگی برقراری ارتباط در هر بخش را به‌ دقت طراحی کند تا از گردش مطلوب اطلاعات در سازمان پروژه‌اش اطمینان ‌یابد . داشتن اطلاعات درست ، دقیق و به‌هنگام ، از پیش‌شرط‌های لازم برای تصمیم‌سازی است . اهمیت این مساله در پروژه‌ها به‌حدی است که PMBOK ، فصل‌دهم خود را به مساله‌ ارتباطات در پروژه اختصاص داده ‌است .

3- مذاکره:

مذاکره (Negotiation) مشاوره و رایزنی با دیگران برای کسب نتیجه و دستیابی به توافقی ‌مشخص است . بسیاری از توافقات با حضور طرفین یا نمایندگانشان و با گفتگو حاصل ‌می‌گردد . میانجی‌گری ، حکمیت و داوری ، برخی اشکال گوناگون مذاکره هستند . مذاکرات در پروژه‌ها، به‌دفعات و در زمان‌های مختلفی صورت‌ می‌پذیرد .

4- حل‌وفصل اختلافات:

حل مشکلات پروژه (Problem Solving) ، تلفیق توام بیان ‌مسایل ‌روزمره و اخذ تصمیم است . حل ‌مشکلات نیاز به ریشه‌یابی آنها و یافتن علت‌ومعلول‌هاست . حل‌وفصل مشکلات ، شامل تجزیه و تحلیل مساله و تعیین راه‌حل‌های مناسب و سپس انتخاب یکی از آنان ، از فعالیتهای مهم مدیریت است . تصمیمات باید به‌موقع اتخاذ شوند و اجرای آنها به‌دقت پیگیری‌ شود .

5- تاثیر بر سازمان :

توانایی ‌سازمان ، قابلیت انجام به‌موقع امور است . برای ایجاد این قابلیت باید هماهنگی مناسب بین اجزای سازمان برقرار گردد و تصمیمات اتخاذشده‌ مدیر به‌درستی توسط افراد اجراشود ؛ این‌جاست که مدیران نیاز به هنر اقتدار و علم سیاست دارند تا از طریق نفوذ بر افراد ، توانایی‌های سازمان در اجرای به‌موقع تصمیمات را افزایش ‌دهند .

---------------------------------------

منبع: cpm.blogfa.com

جلسه ی هشتم گروهی

هشتمین جلسه ی گروه کوکومو با هدف حل تمرینات سری سوم در تاریخ بیست و ششم آذر ماه  تشکیل گردید.

دعوت برای شرکت در جلسه

از اعضای گروه دعوت می شود برای شرکت در جلسه ی گروهی، فردا ساعت 11 در لابی دانشکده حاضر باشند.

جلسه ی هفتم گروهی

هفتمین جلسه ی گروه کوکومو با هدف حل تمرینات سری سوم در تاریخ بیست و یکم آذر ماه  تشکیل گردید.

چند اصلاح در مورد مدیریت پروژه ها

نمایش فعالیت به صورت گره	Activity On Node (AON)
زمان مجازی فعالیت	Activity Slack Time
هزینه واقعی کار انجام شده	Actual Cost of Work Performed
تخصیص منابع	Allocation of resource
محاسبات برگشتی	Back ward induction
هزینه بودجه‌بندی شده کار زمانبندی شده	Budjetted Cost of Work Scheduled (BCWS)
روش مسیر بحرانی	Critical Path Method (C.P.M)
فعالیت بحرانی	Critical activity
مسیر بحرانی	Critical path
دیاگرام جریان تصمیم	Decision Flow Diagram
فعالیت مجازی	Dummy Activity
زودترین زمان محتمل	Earliest Likely (Optimistic) Time
زودترین موعد تحویل	Earliest Due Date (EDD)
زودترین زمان ممکن برای شروع یک فعالیت	Earliest Start Time (EST)
محاسبات پیشرو	Forward computation
شناوری آزاد	Free Float (F.F)
نمودار گانت	Gant Chart
تکنیک ارزیابی و بازنگری گرافیکی	Graphical Evaluation & Review Technique (GERT)
شناوری مستقل	Independent Float (I.F)
دیرترین زمان محتمل	Latest Likely (pessimistic) Time`
زمانبندی پروژه با حداقل هزینه	Least Cost Scheduling
کمترین فرجه زمانی	Minimum Slack Time (MST)
حداکثر زمان خوش‌بینانه	Most Optimistic Time (MOT)
حداکثر زمان بدبینانه	Most Pessimistic Time (MPT)
روش‌های تجزیه و تحلیل شبکه	Network Analysis Methods
شبکه گرهی	Node network
مدت عادی اجرای فعالیت	Normal duration
تنظیم بودجه طبق عملیات	Performance budget
مرحله	Phase
پروژه مرحله‌ای	Phased Project
شبکه‌های تقدم و تأخر	Precedence network (PN)
روابط تقدم و تأخر و پیش‌نیازی	Precedence relationship
زمان احتمالی	Probability Time
تکنیک ارزیابی و بازنگری برنامه	Program Evaluation & Review Technique (PERT)
روش تفکیک فعالیت‌های پروژه	Project Breakdown Structure (P.B.S)
سرعت‌بخشی به پروژه	Project Expediting
گزینش طرح	Project selection
تخصیص منابع	Resource Allocation
تراز کردن منابع	Resource Leveling
تخصیص منابع	Resource allocation
زمان اجرا	Run time
پروژه	Scheme = Project
زمان رزرو	Slag time
فرآیندهای احتمالی	Stochastic processes
زیر پروژه	Sub Project
شناوری جمعی	Total Float (T.F)
ساختار شکسته شده کار	Work Breakdown Structure (WBS)
مشخصات واحد زمانی کار	Work Time Unit Specification
توقف کار	Work stoppage

جلسه ی ششم گروهی

ششمین جلسه ی گروه کوکومو با هدف حل تمرینات سری دوم در تاریخ دوازهم آذر ماه  تشکیل گردید.

تحلیل شکلهای کتاب (1)

با توجه به اهمیت تشخیص و شناسایی ریسک ها در پروژه، تصمیم گرفته شد که تحلیل گستره تر برخی شکل های کتاب برای استفاده ی اعضای گروه در سایت قرا ر گیرد:

نمودار ایشیکاوا:

تکنیک ایده پردازی با نمودار استخوان ماهی، روشی بسیار سودمند برای شناسایی مسائل است. نمودار استخوان ماهی که گاهی به آن نمودار ایشیکاوا می گویند توسط پروفسور کائورو ایشیکاوا از دانشگاه توکیو در سال 1960 با هدف قاعده مند کردن پروسه کنترل کیفیت طراحی شد. هدف اصلی این تمرین، شناسایی و تهیه ی فهرستی از کلیه ی علل احتمالی مساله ی مورد نظر است که توسط افراد به تنهایی نیز قابل استفاده است.

دلیل نام گذاری این فرایند به "استخوان ماهی" روش منحصر به فرد جمع آوری اطلاعات است که به صورت بصری مرتب می شود. هنگامی که مساله و علل آن ثبت می شود، نموداری تشکیل می گردد که شبیه به اسکلت ماهی است. مساله در داخل دایره و در سمت راست برگه ی کاغذ نوشته می شود. یک خط مستقیم به سمت چپ کشیده می شود که بیشتر شبیه به ستون فقرات ماهی است. گام بعدی ترسیم ساقه ها یا به عبارتی تیغ های ماهی با زاویه 45 درجه متصل به خط ستون فقرات است. در پایان هر یک از این ساقه ها علل مساله نام برده می شود که می توان از طریق طوفان فکری به آن پرداخت. در صورت لزوم می توان ساقه های اضافی به آن افزود. برای تحلیل بیشتر هر علت می توان به هر ساقه شاخه هایی را افزود. علل که دارای حداقل پیچیدگی هستند باید با کمترین فاصله نسبت به سر ماهی و عللی که دارای بیشترین پیچیدگی هستند در قسمت دم ماهی، و علت هایی که بینابین هستند به صورت یک زنجیره ی پیوسته و از کمترین پیچیدگی به بالاترین پیچیدگی از سر ماهی تا دم ماهی نوشته می شوند.

در استفاده های صنعتی از تکنیک استخوان ماهی، علل اصلی تأثیر گذار بر خروجی مسأله، معمولا شامل این موارد است:
1- افراد: تمام افرادی که در طی پروسه تأثیرگذار هستند.
2- روش: شامل روش های تولید، روش انجام پروسه، قوانین، عادت ها و...
3- ماشین: تمام وسایل شامل دستگاه ها، رایانه و... که در انجام یک پروسه موثر هستند.
4- مواد: مواد خام، جنس اجزاء، قطعات و...
5- روش اندازه گیری: در نمودارهایی که به منظور کنترل کیفیت تشکیل می شود اهمیت پیدا می کند.
6- شرایط محیطی: شامل زمان، مکان، وضعیت محیطی، دما و حتی موضوعاتی همچون فرهنگ و...

نمودار استخوان ماهی را می توان طی بیش از یک جلسه، از طریق طوفان فکری بررسی نمود. ایشیکاوا این فرایند را به عنوان فرایندی که «مساله خود را روی سر ماهی می نویسید و بعد یک شبه آن را می پزید» توصیف می کند.

پس از تکمیل نمودار، فرد یا گروه ساقه ها و شاخه ها را تجزیه و تحلیل می کند تا مساله یا مسائل واقعی که نیاز به حل دارند را مشخص سازد. اگر ابتدا مسائل ساده تر بررسی شوند، می توان قبل از پرداختن به مسائل پیچیده تر، آن ها را کنار گذاشت. اگر فرد یا حل کنندگان مساله به این نتیجه برسند که علل معینی مهم تر از علل دیگر هستند، در مرحله ارائه راه حل های مختلف حل خلاق مساله، به این علت های مهم تر توجه بیش تری نشان داده خواهد شد.

نمودار استخوان ماهی به چند دلیل برای شناسایی مسائل سودمند است:
1- حل کنندگان مساله را به بررسی تمامی اجزای مساله قبل از تصمیم گیری تشویق می کند.
2- به نمایش روابط بین علل و اهمیت نسبی آن علل کمک می کند.
3- به شروع فرایند خلاق کمک می کند زیرا توجه فرد یا افراد را معطوف به مساله می سازد.
4- به شروع یک توالی منطقی برای حل مساله کمک می کند.
5- به افراد کمک می کند تا به جای تأکید بر بخش کوچکی از مسأله (محدود نگری)، کل مسأله را ببینند (کل نگری).
6- روشی رابرای کاهش حیطه مساله به دست می دهد و به جای مسائل پیچیده، مسائل ساده تر را حل می کند.
7- به افراد کمک می کند به جای این شاخه و آن شاخه پریدن، روی مساله واقعی تمرکز کنند.

خلاصه مراحل:
1- مساله را در قسمت راست کاغذ بنویسید و آن را با یک دایره محصور نمایید.
2- یک خط مستقیم به سمت چپ که همان ستون فقرات است ترسیم نمایید.
3- ساقه ها یا به عبارتی تیغ های ماهی را با زاویه 45 درجه نسبت به ستون فقرات بکشید.
4- از طریق جلسه های طوفان فکری، علل مساله را بررسی و در قسمت انتهایی هر ساقه بنویسید.
5- در صورت لزوم، ساقه ها و ساقک های اضافی را ترسیم کنید.
6- علل پیچیده تر را در قسمت دم ماهی و علل ساده تر را در قسمت سر ماهی فهرست بندی کنید.

---------------------

منابع:

- کتاب 101 تکنیک حل خلاق مساله، جیمز ام.هیگینز، ترجمه محمود احمد پور داریانی، انتشارات امیرکبیر
- ویکی پدیا

جلسه ی پنجم گروهی

پنجمین جلسه ی گروه کوکومو با هدف حل تمرینات سری دوم در تاریخ دهم آذر ماه در لابی دانشکده برگزار گردید.

جلسه عمومی طرح مسئله میزان و علل توفیق و شکست پروژه های فاوا در جهان

دو نفر از اعضای گروه کوکومو داوطلب برگزاری جلسه عمومی طرح مسئله میزان و علل توفیق و شکست پروژه های فاوا در جهان با کمک دستیاران شدند:

آقای تمجیدی

خانم مظفری

جلسه در روز دهم دی ماه از ساعت 15 الی 17 در دانشکده ی مهندسی کامپیوتر برگزار خواهد شد.